EVALUASI REPOSITORI INSTITUSI MENGGUNAKAN SELF EVALUATION TOOL FOR DOCUMENTING BEST PRACTICES IN INSTITUTIONAL REPOSITORIES (STUDI KASUS PADA PERPUSTAKAAN O. NOTOHAMIDJOJO)

Abstrak

Repositori institusi sebagai tempat penyimpanan koleksi digital pada perpustakaan perguruan tinggi berperan penting dalam memenuhi kebutuhan informasi pengguna secara luas. Dalam upaya mendukung kebermanfaatan repositori institusi, membangun kepercayaan dan mendukung keberlanjutan akses pengguna diperlukan evaluasi terhadap pengelolaan repositori institusi. Penelitian bertujuan untuk melakukan evaluasi repositori institusi Perpustakaan O. Notohamidjojo berdasarkan Self-Evaluation Tool for Documenting Best Practices in Institutional Repositories. Penelitian menggunakan metode kualitatif dan pendekatan deskriptif studi kasus. Pengumpulan data dengan menggunakan observasi, wawancara dan dokumentasi berdasarkan 6 komponen pada alat evaluasi. Analisis data  menggunakan teori Miles & Huberman, yakni reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian evaluasi pada aspek tata kelola dan organisasi secara struktur organisasi repositori institusi UKSW berada di bawah pengelolaan Perpustakaan O. Notohamidjojo. Pada aspek akuntabilitas dan kerangka kebijakan akses pemanfaatan koleksi repositori cukup luas mencakup sivitas akademika dan juga umum karena tersedia secara online. Pada aspek keberlanjutan pendanaan terdapat peninjauan keuangan setiap tahunnya, juga sebagai panduan pembuatan program repositori. Pada aspek perjanjian, lisensi dan kewajiban berlaku kontrak legal secara internal bagi yang menyerahkan karya. Pada aspek manajemen objek digital pengelolaan objek digital repositori menggunakan aplikasi DSpace dengan metadata standar Dublin Core. Pada aspek terakhir infrastruktur dan keamanan teknis Bagian Teknologi & Sistem Informasi (TSI) bekerja sama dengan Biro Teknologi & Sistem Informasi (BTSI) dalam mengelola kebutuhan teknologi repositori, salah satunya penerapan sistem virtual server. Berdasarkan hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa repositori institusi UKSW secara keseluruhan sudah sesuai dengan pedoman pelaksanaan di tingkat mendasar, namun ada beberapa yang masih perlu diadakan dan ditingkatkan.